¿Qué es la adjudicación?
Adjudicar es elegir formalmente al proveedor ganador de un proceso y dejar dicho por qué. No es el momento de comparar —eso ya pasó— sino el de decidir y sustentar: qué oferta se eligió, con qué criterio y quién lo autorizó.
Cómo se hace normalmente
La parte que casi siempre falta es la justificación. Se elige, se emite la orden y el motivo queda en la cabeza de quien decidió o, con suerte, en un correo. Meses después, cuando alguien pregunta por qué se compró al segundo más barato, hay que reconstruirlo de memoria. Y si quien decidió ya no está en la empresa, no hay reconstrucción posible.
Lo que conviene saber sobre la adjudicación
Adjudicar al más barato no siempre es lo correcto
Si los criterios de evaluación incluían plazo, garantía o experiencia con su peso, el ganador puede no ser el de menor precio, y eso es perfectamente defendible siempre que los criterios estuvieran escritos antes de recibir las ofertas. Lo indefendible es inventar el criterio después, para que dé el resultado que se quería.
La justificación es el documento, no el trámite
Dos o tres frases bastan si dicen algo concreto: "se eligió la oferta B, 4 % más cara, porque entrega en 15 días contra 45 y la parada de planta es el 20". Eso se sostiene solo. "Mejor oferta técnico-económica" no dice nada y no sustenta nada.
De principio a fin
De tres ofertas para un servicio de transporte, la más barata entrega en cinco días y la segunda en dos, con 6 % más de precio. Como el TDR ponía 30 % de peso al plazo, gana la segunda. Al adjudicar se escribe exactamente eso, y el cuadro comparativo con los pesos queda adjunto. El aprobador firma viendo la justificación y el auditor, meses después, la encuentra sin preguntarle a nadie.
Cómo se resuelve en PIZ
En PIZ la adjudicación sale del cuadro comparativo o del cierre de la subasta: eliges la cotización ganadora y escribes por qué. Esa justificación queda fija, a la vista del aprobador y del auditor, y de ahí se genera la orden de compra o de servicio.
- Cada empresa define su propio checklist.
- Se compara con lo que SUNAT dice hoy.
- Avisa antes de que un documento venza.
¿Se puede declarar desierto un proceso?
Sí, cuando ninguna oferta cumple los requisitos o todas superan el presupuesto. Conviene dejar registrado el motivo igual que una adjudicación.
¿Adjudicar es lo mismo que emitir la orden de compra?
No. Adjudicar es la decisión; la orden es el compromiso formal con el proveedor y suele necesitar su propia aprobación y firma.
¿Se puede adjudicar a más de un proveedor?
Sí, cuando la compra se divide en lotes o ítems. Cada lote tiene su ganador y su justificación.
Eliges al ganador y queda dicho por qué
Del cuadro comparativo o del cierre de la subasta sale un ganador. Al adjudicar eliges esa cotización y escribes por qué: esa justificación queda fija y a la vista del aprobador y del auditor.