¿Qué son los TDR?
Los términos de referencia son el documento que describe qué se está comprando: alcance, especificaciones, entregables, plazos y criterios con los que se va a evaluar. En bienes se suele hablar de especificaciones técnicas y en servicios de TDR, pero cumplen la misma función: que todos los proveedores coticen lo mismo.
Cómo se hace normalmente
El TDR casi siempre lo escribe el área usuaria, que sabe lo que necesita pero no siempre lo redacta de forma comparable. El caso típico es un TDR que describe una marca concreta en lugar de la característica que hace falta: eso convierte la convocatoria en una compra dirigida, aunque nadie lo haya pretendido, porque solo un proveedor puede cumplirlo.
Lo que conviene saber sobre los TDR
Qué separa un TDR bueno de uno que trae problemas
Un TDR sirve cuando describe resultados y características medibles: capacidad, tolerancia, tiempo de respuesta, nivel de servicio. Empieza a traer problemas cuando describe marcas, modelos o al proveedor que ya se tiene en mente. La prueba rápida es preguntarse si dos proveedores distintos podrían cumplirlo; si la respuesta es no, hay que reescribirlo o asumir que es una contratación directa y tramitarla como tal.
Los criterios de evaluación van dentro
Si se va a evaluar por algo más que el precio —experiencia, plazo, garantía, soporte—, eso tiene que estar escrito en el TDR desde el principio y con su peso. Decidir los criterios después de ver las ofertas es la forma más rápida de que una adjudicación quede sin sustento frente a una auditoría.
De principio a fin
Para contratar el mantenimiento de un sistema de aire acondicionado, el área usuaria redacta el TDR con el número de equipos, la frecuencia de las visitas, el tiempo máximo de respuesta ante una falla y la disponibilidad de repuestos, y fija los pesos: 60 % precio, 25 % tiempo de respuesta, 15 % experiencia acreditada. Los tres proveedores cotizan sobre lo mismo y la evaluación se hace con los criterios que ya conocían antes de ofertar.
Cómo se resuelve en PIZ
En PIZ el TDR viaja adjunto a la convocatoria y los criterios de evaluación quedan definidos con su peso antes de que llegue la primera oferta. Al comparar, el cuadro usa esos mismos pesos, así que la decisión se explica sola.
- Cada empresa define su propio checklist.
- Se compara con lo que SUNAT dice hoy.
- Avisa antes de que un documento venza.
¿TDR y especificaciones técnicas son lo mismo?
En la práctica se usan indistintamente. La costumbre es reservar "especificaciones técnicas" para bienes y "términos de referencia" para servicios, pero ambos describen qué se compra y cómo se va a evaluar.
¿Se puede cambiar el TDR después de publicar la convocatoria?
Se puede, pero hay que avisar a todos los invitados y darles plazo para ajustar su oferta. Cambiarlo sin avisar deja las ofertas ya enviadas cotizando algo distinto de lo que se terminará comprando.
Competencia real, sin perseguir cotizaciones por correo
Publica tu requerimiento y PIZ invita a los proveedores de esa categoría. Cada uno cotiza en igualdad de condiciones y su oferta queda sellada.