¿Qué es una RFQ?
Una RFQ (Request for Quotation, solicitud de cotización) es la invitación que una empresa envía a varios proveedores para que coticen lo mismo, en las mismas condiciones y con el mismo plazo. Su razón de ser es poder comparar: si cada oferta llega con un alcance distinto, no hay comparación posible, solo una elección a ojo.
Cómo se hace normalmente
Lo habitual es que salga por correo, con un Excel adjunto y copia a cuatro proveedores en el mismo hilo. Eso trae dos problemas que se pagan caro. El primero es que los proveedores ven quiénes más están invitados, y a veces se acomodan entre ellos. El segundo es que las respuestas llegan con formatos distintos y alguien termina transcribiéndolas a mano a otro Excel, que es donde se cuelan los errores de comparación.
Lo que conviene saber sobre una RFQ
Qué tiene que llevar para que sirva
Alcance claro —qué se compra exactamente, con qué especificación—, cantidad, lugar y plazo de entrega, condiciones de pago, moneda y fecha límite para recibir ofertas. Si falta el plazo de entrega o la condición de pago, cada proveedor asume lo suyo y los precios dejan de ser comparables aunque parezcan estarlo.
Cuántos proveedores invitar
La regla práctica más extendida es tres, porque con dos no hay competencia real y con más de cinco el trabajo de evaluar crece sin que mejore el precio. Lo que sí importa más que el número es que todos puedan cumplir: invitar a alguien que no va a poder entregar solo sirve para tener tres cotizaciones en el expediente.
En qué se diferencia de una RFP
Una RFQ se usa cuando ya sabes exactamente qué quieres y lo que comparas es precio y condiciones. Una RFP (Request for Proposal) se usa cuando describes un problema y esperas que el proveedor proponga la solución, así que ahí comparas enfoques además de precios. Mezclar las dos —pedir propuesta y evaluar solo por precio— es una fuente clásica de discusiones al adjudicar.
De principio a fin
Mantenimiento necesita repuestos para una parada de planta en seis semanas. Compras arma la convocatoria con la especificación técnica, la cantidad, la fecha de entrega y la condición de pago a 30 días, y la publica invitando a los proveedores homologados de esa categoría. Cada uno ve solo su propia oferta. A la fecha de cierre se abren las tres cotizaciones a la vez, se comparan lado a lado sobre las mismas condiciones y queda registrado quién ofertó qué y cuándo.
Cómo se resuelve en PIZ
En PIZ la convocatoria se publica con su cronograma y el sistema invita a los proveedores de esa categoría, o solo a los que ya homologaste. Las ofertas quedan selladas hasta la fecha de evaluación que fijaste, así que nadie ve lo de nadie antes de tiempo, y al abrirlas se comparan en un cuadro lado a lado en vez de en un Excel transcrito a mano.
- Cada empresa define su propio checklist.
- Se compara con lo que SUNAT dice hoy.
- Avisa antes de que un documento venza.
¿Cuál es la diferencia entre RFQ y licitación?
En el sector privado se usan casi como sinónimos. "Licitación" arrastra la connotación del sector público, donde el procedimiento está reglado por norma; una RFQ privada la regula la política interna de cada empresa, que decide a cuántos invita y con qué criterios adjudica.
¿El proveedor puede modificar su oferta después de enviarla?
Depende de cómo se haya montado el proceso. Lo sano es que no: una oferta que se puede cambiar después de ver las demás deja de ser una oferta. Por eso existe la cotización sellada, que queda bloqueada hasta la fecha de apertura.
¿Hay que invitar siempre a tres proveedores?
Ninguna norma privada lo impone, pero muchas políticas internas lo fijan como mínimo para montos por encima de cierto tramo. Por debajo de ese monto suele bastar una contratación directa a un proveedor ya homologado.
Competencia real, sin perseguir cotizaciones por correo
Publica tu requerimiento y PIZ invita a los proveedores de esa categoría. Cada uno cotiza en igualdad de condiciones y su oferta queda sellada.