¿Qué es la conciliación de facturas?
Conciliar es comprobar que tres documentos dicen lo mismo antes de pagar: la orden de compra —lo que se pidió y a qué precio—, la recepción o conformidad —lo que realmente llegó— y la factura —lo que el proveedor cobra—. Si los tres coinciden, el pago procede. Si no, hay algo que revisar antes de girar el dinero.
Cómo se hace normalmente
Cuando se hace a mano, se hace mal o no se hace. Alguien abre la factura, busca la orden en un correo, pregunta a almacén si llegó, y aprueba. Con veinte facturas al mes es viable; con doscientas, se aprueba por confianza. Ahí es donde pasan las dos cosas que más dinero cuestan: pagar de más por un precio que no era el pactado, y pagar dos veces la misma factura.
Lo que conviene saber sobre la conciliación
Las tres vías, y qué detecta cada diferencia
Diferencia entre orden y factura: el proveedor cobró un precio distinto al pactado, o agregó ítems. Diferencia entre recepción y factura: cobra más cantidad de la que entregó. Diferencia entre orden y recepción: llegó algo distinto de lo pedido. Cada una se arregla con una conversación distinta, y por eso conviene saber cuál es antes de llamar.
Tolerancias, para que el control sea usable
Exigir coincidencia al céntimo hace que todo quede observado por redondeos y la gente termina saltándose el control. Lo razonable es fijar una tolerancia —un porcentaje pequeño o un monto mínimo— por debajo de la cual la diferencia no frena el pago, y concentrar la atención en lo que la supera.
Por qué el pago duplicado es tan frecuente
Porque la misma factura llega por dos caminos: el correo del proveedor y el físico, o dos personas distintas la tramitan. Sin un control que marque la factura como ya conciliada contra su orden, nada impide pagarla dos veces, y el proveedor no siempre avisa.
De principio a fin
Llega una factura por 200 filtros a 52 soles. La orden decía 200 a 50 y la recepción registra 180. La conciliación marca dos diferencias: precio unitario 4 % por encima y cantidad facturada mayor que la recibida. Se devuelve al proveedor con las dos observaciones concretas, en lugar de un "hay un problema con tu factura".
Cómo se resuelve en PIZ
En PIZ la factura se cruza automáticamente contra su orden y su recepción o conformidad, y las diferencias quedan señaladas con su motivo. Lo que cuadra sigue; lo que no, se observa con el detalle de qué no cuadra.
- Cada empresa define su propio checklist.
- Se compara con lo que SUNAT dice hoy.
- Avisa antes de que un documento venza.
¿Qué es la conciliación a tres vías?
Es este mismo control: orden, recepción y factura. Se llama a tres vías porque son tres documentos de origen distinto que tienen que coincidir.
¿Se puede pagar sin conciliar?
Técnicamente sí, y es lo que ocurre cuando el volumen supera a la capacidad de revisar. El costo aparece después, en pagos de más y duplicados que nadie detectó.
Factura, orden y guía cuadran antes de pagar
PIZ compara el monto de la factura con la orden y te avisa si no coinciden. Con Leer con IA, revisa también RUC, sello y montos del documento adjunto.