¿Qué es una HES?
La HES es el documento con el que la empresa deja constancia de que un servicio se prestó y se prestó bien. Es el equivalente, para servicios, de lo que la guía de remisión y el acta de recepción son para los bienes: sin ella no hay conformidad, y sin conformidad no debería haber pago.
Cómo se hace normalmente
Es el cuello de botella más común del ciclo de pago en Perú. El servicio se presta, el proveedor factura, y la factura se queda esperando porque nadie del área usuaria firma la conformidad. El proveedor llama a compras, compras llama al área usuaria, y el retraso se acumula sin que nadie sea exactamente el responsable.
Lo que conviene saber sobre una HES
Quién debe firmarla
Quien recibió el servicio y puede dar fe de que se cumplió: el supervisor del contrato o el responsable del área usuaria, no compras. Compras no estuvo ahí. Cuando la firma el área equivocada, la conformidad no vale como control: solo agrega un paso.
Por qué conviene que sea parcial cuando el servicio lo es
En servicios por etapas o por periodos, emitir una sola HES al final obliga al proveedor a financiar meses de trabajo. Conformar por avance —mensual, por hito, por entregable— permite facturar y cobrar contra lo ya prestado, y deja un registro más útil de qué se recibió y cuándo.
De principio a fin
Un servicio de vigilancia se contrata por doce meses. Cada mes el supervisor del contrato revisa el reporte de horas y turnos y emite la HES de ese periodo. El proveedor factura contra esa HES, la factura se cruza con su orden y con la conformidad, y el pago sale sin que nadie tenga que ir a buscar a quién firma.
Cómo se resuelve en PIZ
En PIZ la conformidad de servicios se registra contra la orden correspondiente y queda asociada al expediente. La factura después se cruza contra la orden y contra esa conformidad, así que el estado del pago deja de depender de un correo.
- Cada empresa define su propio checklist.
- Se compara con lo que SUNAT dice hoy.
- Avisa antes de que un documento venza.
¿La HES es obligatoria por ley?
No es un documento tributario, así que no hay una norma que la exija con ese nombre. Es un control interno, muy extendido en Perú por influencia de SAP, y muchas empresas lo vuelven requisito para pagar.
¿Se puede facturar sin HES?
El proveedor puede emitir su factura, pero si la política interna exige conformidad previa, esa factura quedará retenida hasta que exista. Por eso conviene que el proveedor sepa desde el inicio que la conformidad es condición de pago.
Das conformidad solo a lo que se recibió
Para bienes, la guía de remisión sellada; para servicios, la HES. Antes de dar conformidad, evalúas al proveedor en cinco criterios.