¿Qué es una guía de remisión?
La guía de remisión es el documento que ampara el traslado de bienes y acompaña la mercadería desde el remitente hasta el destino. En la recepción se sella como constancia de que lo declarado llegó, y esa guía sellada es la evidencia de la entrega.
Cómo se hace normalmente
Quien recibe en almacén sella la guía y se queda una copia, que después hay que hacer llegar a compras o a contabilidad para poder pagar. Ese traslado de papel es donde se pierde: la guía sellada queda en un archivador de almacén y la factura espera semanas por una copia. Digitalizarla al momento de recibir resuelve casi todo el problema.
Lo que conviene saber sobre una guía de remisión
Qué mirar al recibir
Que lo que llega coincida con lo declarado en cantidad y descripción, y que coincida además con la orden de compra. Recibir contra la guía sin mirar la orden es cómo entran entregas parciales aceptadas como completas, o ítems que nadie pidió.
Recepción parcial
Cuando llega menos de lo pedido, lo correcto es dejar constancia de la cantidad realmente recibida en vez de firmar la guía completa "para no complicar". Si se firma completa, el saldo pendiente desaparece del control y la factura por el total no tendrá con qué contrastarse.
De principio a fin
Llegan 180 de los 200 filtros pedidos. Almacén registra la recepción por 180 contra la orden, adjunta la guía sellada y el sistema deja 20 como saldo pendiente. Cuando llega la factura por 180, cuadra con la recepción y con el precio de la orden. Los 20 restantes siguen visibles como pendientes en lugar de perderse.
Cómo se resuelve en PIZ
En PIZ la recepción se registra contra la orden, con la guía sellada adjunta y la cantidad realmente recibida. Si es parcial, el saldo queda pendiente y a la vista hasta que se complete.
- Cada empresa define su propio checklist.
- Se compara con lo que SUNAT dice hoy.
- Avisa antes de que un documento venza.
Sobre una guía de remisión
¿Otra duda? Escríbenos y un especialista te responderá.
¿La guía de remisión reemplaza a la factura?
No. La guía ampara el traslado y acredita la entrega; la factura es el comprobante de pago. Son documentos distintos y ambos hacen falta.
¿Qué pasa si la mercadería llega sin guía?
La recepción queda sin respaldo documental del traslado. Lo habitual es no recibir o recibir bajo observación hasta que el proveedor la regularice.
Das conformidad solo a lo que se recibió
Para bienes, la guía de remisión sellada; para servicios, la HES. Antes de dar conformidad, evalúas al proveedor en cinco criterios.