¿Qué es una SOLPED?
La SOLPED es el documento con el que un área interna pide que se le compre algo. No es todavía una compra: es la necesidad formalizada, con quién la pide, para qué, cuánto y contra qué centro de costo se va a cargar. De ahí sale después la convocatoria o la orden.
Cómo se hace normalmente
En empresas con ERP la SOLPED nace ahí —SAP la llama así y el nombre se quedó en el vocabulario de compras en Perú, se use SAP o no— y suele quedar atrapada en ese sistema. El área de compras la recibe, la lee y la vuelve a digitar en el correo o en la plataforma con la que cotiza. Esa segunda digitación es donde se pierden cantidades, especificaciones y, sobre todo, el centro de costo al que había que imputar el gasto.
Lo que conviene saber sobre una SOLPED
Qué debería traer siempre
Descripción de lo que se necesita, cantidad y unidad de medida, fecha en que se requiere, centro de costo o unidad de negocio que lo asume, y quién lo solicita. Sin la fecha, compras no puede priorizar; sin el centro de costo, el gasto termina imputado donde caiga y el presupuesto deja de reflejar la realidad.
Dónde se traba normalmente
En la aprobación. Una SOLPED suele necesitar el visto bueno del jefe del área y, por encima de cierto monto, de alguien más. Cuando esa cadena vive en correos, nadie sabe en qué paso está y el área usuaria llama a compras a preguntar, que es exactamente el trabajo que la formalización pretendía evitar.
De principio a fin
Producción registra en su ERP una solicitud de 200 filtros para el mes siguiente, contra el centro de costo de planta. La solicitud entra a PIZ sin que nadie la vuelva a tipear, con su cantidad, su fecha y su imputación. Compras la convierte en convocatoria, invita a los proveedores homologados de esa categoría y, al adjudicar, la orden de compra sale ya asociada a ese mismo centro de costo.
Cómo se resuelve en PIZ
Con el complemento de Integraciones API, la solicitud de pedido entra sola desde el ERP y se convierte en convocatoria sin volver a digitarla. El centro de costo viaja con ella, así que el gasto queda imputado donde el área usuaria dijo, no donde alguien recordó al final.
- Cada empresa define su propio checklist.
- Se compara con lo que SUNAT dice hoy.
- Avisa antes de que un documento venza.
¿SOLPED y orden de compra son lo mismo?
No. La SOLPED es la petición interna: alguien dice que necesita algo. La orden de compra es el compromiso con el proveedor, y va después de elegir a quién se le compra.
¿Hace falta un ERP para trabajar con solicitudes de pedido?
No. El concepto es el mismo aunque la solicitud nazca en la propia plataforma de compras. El ERP aporta que el gasto quede conciliado con la contabilidad sin doble digitación.
Competencia real, sin perseguir cotizaciones por correo
Publica tu requerimiento y PIZ invita a los proveedores de esa categoría. Cada uno cotiza en igualdad de condiciones y su oferta queda sellada.